Zasada naczelna: minimalny, spójny rdzeń + jeden mocny wyróżnik (komunikacja → zadanie). Każda kolejna funkcja wchodzi dopiero, gdy jest realna potrzeba w pracy (dowód użycia), nie „bo ClickUp ma”.
AModel logiczny
Encje
PrzestrzeńObszar: klient albo dział (Klienci idea4me.pl · Zadania Firmowe · prywatne). Pole: nazwa, typ.
ListaProjekt/temat w przestrzeni (per klient albo per obszar). Folder opcjonalny. Pole: nazwa, przestrzeń.
ZadanieRdzeń. Pola: tytuł, opis (markdown), status, przypisani[], priorytet, termin (+start opcj.), tagi[], checklista[], podzadania[], zależności[], obserwatorzy[], źródło (ręczne / z wiadomości / z rozmowy telefonicznej), podpięty wątek (ref), podpięty transkrypt/nagranie (ref, moduł Rozmowy), podpięty kontakt/klient (ref do CRM Centrum), czas est./spęd. (opcj.), komentarze[], aktywność[].
PodzadanieTo samo co zadanie, z polem „rodzic”. Ma własny status i przypisanego.
ChecklistaLekka lista pozycji (tekst + zrobione), bez przypisań - odróżnienie od podzadań.
Komentarz / AktywnośćWątek pod zadaniem: komentarze ludzi + log zmian (status, przypisanie, termin).
Klient = przekrojowy atrybut zadania (ważne, Jarek 31.10): do konkretnych zadań można dodać klienta (ref CRM Centrum), niezależnie od listy, w której zadanie leży. Zadanie w liście ogólnej (np. „Organizacja”) albo zrodzone z rozmowy może wskazywać na klienta. Dzięki temu: widok/filtr „wszystkie zadania klienta X” spina listy; zadanie z komunikacji automatycznie podpowiada klienta (po numerze/mailu); klient na zadaniu zasila bramę prywatności (znany kontakt-klient = strumień firmowy). Pole opcjonalne - nie każde zadanie ma klienta.
Statusy = silnik procesu (Twój realny zestaw, 1:1)
backlog→
do zrobienia→
w trakcie→
do sprawdzenia→
zamknięte
Grupy: Otwarte (pierwsze cztery) i Zamknięte. Jednolite dla całej przestrzeni roboczej - nie wymyślamy innych zestawów, bo tego właśnie używasz.
Relacje
- Przestrzeń 1—N Lista · Lista 1—N Zadanie · Zadanie 1—N Podzadanie
- Zadanie N—N Zależność (blokuje / czeka na) · Zadanie N—N Przypisani / Obserwatorzy
- Zadanie 1—1 (opcj.) Wątek komunikacji · Zadanie N—1 (opcj.) Kontakt/Klient (CRM Centrum)
Pola - co trzymamy, czego nie (wg Twojego użycia)
- Bierzemy: status, przypisani, priorytet, termin, tagi, checklista, podzadania, zależności (lekkie), opis, komentarze.
- Pomijamy na start: pola własne, time tracking jako wymóg, sprinty, cele, dashboardy, formularze, whiteboardy, wiele konfigurowalnych widoków.
- Może później (gdy będzie potrzeba): pole „Wycena/Budżet” (spina się z regułą „nic bez wyceny”), pole „Źródło” (mail/WA/ręczne).
Widoki - dwa, nie pięć
- Tablica (robocza, 5 kolumn) + Lista (przegląd, grupowana wg statusu) + Moje zadania (kokpit per osoba).
- Kalendarz / oś czasu - dopiero gdy realnie wejdą w użycie (dziś nie używasz żadnego dodatkowego widoku).
BMapa ClickUp → Samlavik
| Funkcja ClickUp | Używasz? | Decyzja | Dlaczego |
|---|
| Hierarchia Space / Folder / Lista / Zadanie | tak (bez folderów) | Bierzemy | Rdzeń Twojej pracy; folder opcjonalny |
| 5 statusów (workflow) | tak | Bierzemy 1:1 | To jest Twój proces, nie wymyślamy innego |
| Przypisani (wielu) | tak | Bierzemy | Podstawa współpracy zespołu |
| Termin · priorytet · tagi | tak | Bierzemy | Realnie ustawiane na zadaniach |
| Checklisty | tak | Bierzemy | Często obecne w zadaniach |
| Podzadania | część | Bierzemy | Rozbicie większych zadań |
| Zależności (blokuje / czeka na) | lekko | Bierzemy lekko | Ostrzeżenie o zależności, bez rozbudowy |
| Śledzenie czasu / estymaty | włączone, mało | Opcja później | Nie prowadzi pracy na co dzień |
| Pola własne (custom fields) | nie | Pomijamy | 0 pól na listach - dodamy dopiero przy konkretnym polu |
| Wiele widoków (Kalendarz / Gantt / Tabela) | nie (sam List) | 2 widoki | Tablica + Lista + Moje; reszta = przerost |
| Automatyzacje · szablony | nie | Pomijamy | Brak w Twoim użyciu |
| Sprinty · Cele · Dashboardy · Formularze · Docs · Whiteboardy | nie | Pomijamy | Moduły poza rdzeniem, nietykane |
| Inbox / powiadomienia | — | Po naszemu | Pętla komunikacji (niżej) |
| E-mail do zadania | włączone | Robimy lepiej | → Wiadomość → Zadanie (wyróżnik) |
| Nagrania rozmów telefonicznych → zadania | moduł Rozmowy (jest) | Robimy (wyróżnik) | Transkrypt → propozycje zadań → akceptacja → podpięcie do projektu (sekcja C2) |
CCzego ClickUp NIE ma, a Samlavik da (przewaga)
- Zadanie z wiadomości (mail / WhatsApp) jednym ruchem; wątek podpięty; odpowiedź wraca do tej samej rozmowy. Pętla komunikacja → zadanie → odpowiedź domyka się w jednym narzędziu.
- Zadanie powiązane z kontaktem/klientem z CRM Centrum - widać, do kogo i skąd.
- „Moje zadania” = realny kokpit (Przeterminowane / Dziś / Ten tydzień), nie cała tablica firmy.
- Auto-porządki: zamknięte schodzą z oczu; „co dziś wymaga uwagi” zamiast przewijania setek pozycji.
- Spójność ze skrzynką, kontaktami i follow-upami Samlavika - jedno narzędzie zamiast ClickUp + skrzynka osobno.
C2Rozmowa telefoniczna → Zadanie (transkrypt)
Druga połowa tej samej przewagi - i Twojej wizji „pełnego przechwytywania komunikacji" (23.10). Klocki już są: moduł Rozmowy nagrywa obie strony (JemRec), robi transkrypt (dziś na GPU), diaryzację (kto mówi) i rozpoznaje numer. Brakuje spięcia z zadaniami.
Przepływ: rozmowa → transkrypt → rozpoznanie numeru → dopasowanie do projektu po uczestniku (kontakt należy do listy/klienta) → propozycje zadań z cytatem źródłowym („bo padło: …") → Ty akceptujesz → transkrypt i nagranie podpięte do zadania/projektu.
Bramy, bez których tego nie włączamy:
- Prywatne vs firmowe - twarda ściana: do projektów/zadań wchodzą tylko numery z białej listy (klienci, kontakty projektowe). Prywatne/nieznane → najwyżej prywatne, szyfrowane archiwum, nigdy do zadań/RAG firmowego.
- Człowiek w pętli: automat proponuje zadania z cytatem, Ty akceptujesz. Nigdy auto-tworzenie (transkrypt ~90% - z żartu zrobi zobowiązanie).
- Selekcja, nie „wszystko": do zadań tylko rozmowy z kontekstem projektu; reszta = przeszukiwalne archiwum.
- RODO + tajemnica korespondencji: jesteś administratorem danych klientów - cel, podstawa, retencja 12 mies., świadomość danych wrażliwych.
- Bezpieczeństwo: szyfrowanie spoczynku i kontrola dostępu - to byłby honeypot całej Twojej komunikacji.
Pytanie do decyzji: „pełne przechwytywanie" ma objąć też WhatsApp/Messenger/mail (jak mówiłeś), czy na start tylko rozmowy telefoniczne? To przeskakuje z „moje rozmowy" na „komunikacja z wieloma osobami" - wtedy bramy 1, 3 i 5 robią się krytyczne, nie opcjonalne.
DCo z tego budujemy (prototyp następny)
- Hierarchia: Przestrzeń (klient) → Lista (projekt) → Zadanie (+ podzadania) + „Moje zadania”.
- Widoki: Tablica (5 kolumn) + Lista (grupowana). Bez Kalendarza/Gantta/Tabeli na start.
- Karta zadania: status, przypisani, termin, priorytet, tagi, checklista, podzadania, lekkie zależności, opis, komentarze + podpięty wątek i kontakt.
- Klient na zadaniu (przekrojowo): można dodać klienta do konkretnych zadań niezależnie od listy; filtr/widok „zadania klienta X” spina listy.
- Wyróżnik: Wiadomość → Zadanie (z maila/WA), jako centralny przepływ, nie dodatek.
- Rozmowa → Zadanie: transkrypt rozmowy klienta → propozycje zadań (akceptacja) → podpięty do projektu. Moduł Rozmowy już jest; wchodzi za bramami prywatności/RODO i z człowiekiem w pętli (sekcja C2).
- Bez: pól własnych, wielu widoków, automatyzacji, sprintów - do czasu realnej potrzeby.